- 🖊 Що слід розуміти під поняттям “Апостиль”?
- 🖊 На яких документах може проставлятися апостиль?
- 🖊 На яких документах апостиль не може ставитися?
- 🖊 Який порядок проставлення апостиля?
- 🖊 Які існують правила проставлення апостиля?
- 🖊 Який строк розгляду документів для проставлення апостиля?
- 🖊 Чому можуть відмовити у проставленні апостиля?
- 🖊 Чи потрібно сплачувати державне мито за проставлення апостиля?
У сучасносному світі найбільш поширеним способом легалізації та оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, що був запроваджений Гаазькою Конвенцією від 1961 року. Проте, на сьогодні велика кількість громадян України не знайома із порядком проставлення апостиля на документах. В чому і вбачається актуальність даної тематики. А тому у цій статті ми визначимо, що таке апостиль, який загальний порядок його проставлення та кому він може знадобитися на практиці, при цьому аналізуючи чинні положення законодавства України.
Що слід розуміти під поняттям “Апостиль”?
В українському законодавстві під поняттям апостиль зазвичай розуміють спеціальний штамп, що проставляється на офіційних документах та який засвідчує справжність підпису особи, її статус, автентичність відбитку печатки та штампа, якими скріплено відповідний документ. Тобто проставлення апостиля робить не тільки документи чинними в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції 1961 року, а і дає змогу їх використовувати в даних державах.
Станом на 2024 рік учасниками цієї Конвенції є понад 100 держав по всьому світу, що значно спрощує процес легалізації документів для їх предʼявлення за кордоном.
На яких документах може проставлятися апостиль?
За загальним правилом апостиль може бути проставлено на офіційних документах, що були складені на території України, і які мають бути використані на території іноземної держави, а саме:
- документи, що походять від судових органів влади України;
- документи, що походять від державних органів юстиції, архівних установ, органів виконання покарань та пробації;
- документи, що були видані центральними органами виконавчої влади, Міністерством освіти та науки України, закладами освіти, а також установами та організаціями, що надають послуги у сфері освіти та науки;
- документи, що були оформлені державними чи приватними нотаріусами;
- документи, що видаються МВС України та його територіальними органами;
- документи, що видаються Державною міграційною службою України та Державною податковою службою, їх територіальними органами;
- на інших офіційних документах, що були визначені у Наказі МЮУ від 17 березня 2023 року “Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав”.
Зверніть увагу! Якщо між Україною та державою-учасницею, що ратифікувала Гаазьку конвенцію від 1961 року існує договір про відміну або спрощення процедури легалізації документів, то проставлення апостиля на офіційних документах не потрібне. До прикладу, це такі країни як: Азербайджан, Болгарія, Вірменія, Грузія, Естонія, Казахстан, Киргизстан, Македонія, Латвія, Литва, Монголія, Молдова, Польща, Румунія, Сербія, Таджикистан, Угорщина, Чехія.
На яких документах апостиль не може ставитися?
- оригінали документів, за допомогою яких можливо засвідчити особу або які підтверджують її українське громадянство, документи, що підтверджують спеціальний статус громадянина, військові квитки, трудові книжки, дозволи на носіння зброї, свідоцтва про реєстрацію автомобілів (їх технічні паспорти), інші посвідчення, що оформляються згідно із положеннями українського законодавства;
- оригінали, копії (фотокопії) нормативно-правових актів, роз’яснення та правові висновки щодо їх застосування в країні, документи, що мають характер листування між державними органами.
Який порядок проставлення апостиля?
В Україні проставлення апостиля на всіх офіційних документах зазвичай проводиться в такому порядку, а саме:
- прийняття документів для проставлення апостиля;
- формування та реєстрація заяви про проставлення апостиля;
- розгляд отриманих документів та встановлення наявності юридичних підстав для проставлення апостиля;
- прийняття рішення про проставлення апостиля на офіційних документах або про відмову у його проставленні;
- видача документів за результатом розгляду заяви громадянина.
Таким чином, проставлення апостиля відбувається за особистим звернення громадянина до відповідних державних органів, які уповноважені проставляти даний спеціальний штамп.
Якщо громадянину потрібно проставити апостиль, проте він перебуває за кордоном, то він має право направити свою заяву до відповідних органів державної влади засобами поштового звʼязку, які і повинні приймати кінцеве рішення про його нанесення.
В разі як особистого звернення, так і через засоби поштового звʼязку державні органи влади зобовʼязані зареєструвати отриману заяву від громадянина у Електронному реєстрі апостилів із зазначенням дати та часу реєстрації. А тільки вже після цього і будуть розглядатися документи та встановлюватися підстави для проставлення апостиля.
Які існують правила проставлення апостиля?
Нормативно-правовими актами України визначено, що апостиль проставляється безпосередньо у вільній частині офіційного документа, без його нанесення на текст. Тобто його можна нанести навіть на зворотному боці документа або на окремому аркуші.
Якщо апостиль наноситься на вільну частину документа, то в такому випадку також обовʼязкове нанасення відповідної печатки компетентного державного органу.
Якщо апостиль наноситься на зворотному боці документа або на окремому аркуші, то в такому випадку документ і аркуш повинні бути скріплені (прошиті) ниткою білого кольору у спосіб, який унеможливлює їх розʼєднання без пошкодження аркушу, та засвідчені підписом і печаткою особи компетентного органу. Крім цього, особа в такому випадку зобовʼязана вказати кількість скріплених аркушів та затвердити їх своїм підписом.
Важливо! За загальним правилом розірвання апостиля з документом не допускається. А тому якщо було здійснено їх розʼєднання, то нанесений апостиль не вважається дійсним.
Який строк розгляду документів для проставлення апостиля?
Як правило проставлення апостиля або відмова у даній послузі здійснюється державними органами у строк до 2 робочих днів.
Такий термін може бути продовжено до 20 робочих днів, якщо державним органам влади необхідно отримати зразок підпису громадянина, відбитка печатки або штампа відповідного органу, а також здійснити додаткову перевірку документів на встановлення наявності юридичних підстав для проставлення апостиля.
Чому можуть відмовити у проставленні апостиля?
- документ буде використовуватися в країні, що не ратифікувала Гаазьку конвенцію від 1961 року;
- текст документа неможливо прочитати внаслідок його нечіткого друку або пошкодження;
- документ містить описки, що безпосередньо впливають на його зміст;
- до повноважень компетентного державного органу влади не входить проставлення апостиля на документі, що надає заявник (громадянин) тощо.
Чи потрібно сплачувати державне мито за проставлення апостиля?
Якщо апостиль потрібно проставити на офіційних документах, що були отримані від органів юстиції, судів, а також на тих документах, що оформляються нотаріусами України, то державне мито потрібно сплачувати у таких розмірах, а саме:
- Фізичні особи – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн);
- Юридичні особи – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).
У випадках, коли заявник звільнений від сплати послуг з проставлення апостиля, то він повинен предʼявити уповноваженій особі (субʼєкту реєстрації) документ, що підтверджує його право на звільнення від сплати відповідної послуги. З цього документу робиться копія та долучається до поданої заяви.
Якщо у вас залишилися питання щодо порядку проставлення апостиля, то в такій ситуації обовʼязково звертайтеся до кваліфікованих адвокатів із юридичної компанії “МІБ”. Наша команда нараховує тільки досвідчених юристів, які чудово розуміються на цивільному праві України та проблематиці проставлення апостиля на офіційних документах, що в свою чергу дозволяє надавати клієнтам компанії тільки належну правову підтримку. А тому звертайтесь за допомогою саме до нашої фірми!
Чумаченко Святослав Олександрович