Порядок проставления апостиля

---

1. 🖊 Что следует понимать под понятием "Апостиль"?
2. 🖊 На каких документах может проставляться апостиль?
3. 🖊 На каких документах апостиль не может ставиться?
4. 🖊 Какой порядок проставления апостиля?
5. 🖊 Какие существуют правила проставления апостиля?
6. 🖊 Какой срок рассмотрения документов для проставления апостиля?
7. 🖊 Почему могут отказать в проставлении апостиля?
8. 🖊 Нужно ли платить государственную пошлину за проставление апостиля?

---

В современном мире наиболее распространенным способом легализации и оформления документов для их возможного использования за рубежом является проставление апостиля, который был введен Гаагской Конвенцией от 1961 года. Однако, на сегодня большое количество граждан Украины не знакомы с порядком проставления апостиля на документах. В чем и усматривается актуальность данной тематики. Поэтому в этой статье мы определим, что такое апостиль, какой общий порядок его проставления и кому он может понадобиться на практике, при этом анализируя действующие положения законодательства Украины. 

Что следует понимать под понятием «Апостиль»?

В украинском законодательстве под понятием апостиль обычно понимают специальный штамп, который проставляется на официальных документах и который удостоверяет подлинность подписи лица, его статус, аутентичность отпечатка печати и штампа, которыми скреплен соответствующий документ. То есть проставление апостиля делает не только документы действительными во всех странах-участницах Гаагской конвенции 1961 года, а и позволяет их использовать в данных государствах. 

По состоянию на 2024 год участниками этой Конвенции являются более 100 государств по всему миру, что значительно упрощает процесс легализации документов для их предъявления за рубежом. 

На каких документах может проставляться апостиль?

По общему правилу апостиль может быть проставлен на официальных документах, которые были составлены на территории Украины, и которые должны быть использованы на территории иностранного государства, а именно:

• документы, происходящие от судебных органов власти Украины;
• документы, происходящие от государственных органов юстиции, архивных учреждений, органов исполнения наказаний и пробации;
• документы, выданные центральными органами исполнительной власти, Министерством образования и науки Украины, учебными заведениями, а также учреждениями и организациями, предоставляющими услуги в сфере образования и науки;
• документы, которые были оформлены государственными или частными нотариусами;
• документы, выдаваемые МВД Украины и его территориальными органами;
• документы, выдаваемые Государственной миграционной службой Украины и Государственной налоговой службой, их территориальными органами;
• на других официальных документах, которые были определены в Приказе МЮУ от 17 марта 2023 года «Об утверждении Правил проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств».

Обратите внимание! Если между Украиной и государством-участником, ратифицировавшим Гаагскую конвенцию от 1961 года существует договор об отмене или упрощении процедуры легализации документов, то проставление апостиля на официальных документах не требуется. К примеру, это такие страны как: Азербайджан, Болгария, Армения, Грузия, Эстония, Казахстан, Кыргызстан, Македония, Латвия, Литва, Монголия, Молдова, Польша, Румыния, Сербия, Таджикистан, Венгрия, Чехия, Эстония. 

На каких документах апостиль не может ставиться?

• оригиналы документов, с помощью которых можно удостоверить личность или которые подтверждают ее украинское гражданство, документы, подтверждающие специальный статус гражданина, военные билеты, трудовые книжки, разрешения на ношение оружия, свидетельства о регистрации автомобилей (их технические паспорта), другие удостоверения, которые оформляются согласно положениям украинского законодательства;
• оригиналы, копии (фотокопии) нормативно-правовых актов, разъяснения и правовые заключения по их применению в стране, документы, имеющие характер переписки между государственными органами.

Какой порядок проставления апостиля?

В Украине проставление апостиля на всех официальных документах обычно проводится в таком порядке, а именно:

• принятие документов для проставления апостиля;
• формирование и регистрация заявления о проставлении апостиля;
• рассмотрение полученных документов и установление наличия юридических оснований для проставления апостиля;
• принятие решения о проставлении апостиля на официальных документах или об отказе в его проставлении;
• выдача документов по результатам рассмотрения заявления гражданина. 

Таким образом, проставление апостиля происходит по личному обращению гражданина в соответствующие государственные органы, которые уполномочены проставлять данный специальный штамп. 

Если гражданину нужно проставить апостиль, однако он находится за границей, то он имеет право направить свое заявление в соответствующие органы государственной власти средствами почтовой связи, которые и должны принимать окончательное решение о его нанесении. 

В случае как личного обращения, так и через средства почтовой связи государственные органы власти обязаны зарегистрировать полученное заявление от гражданина в Электронном реестре апостилей с указанием даты и времени регистрации. А только уже после этого и будут рассматриваться документы и устанавливаться основания для проставления апостиля. 

Какие существуют правила проставления апостиля?

Нормативно-правовыми актами Украины определено, что апостиль проставляется непосредственно в свободной части официального документа, без его нанесения на текст. То есть его можно нанести даже на обратной стороне документа или на отдельном листе. 

Если апостиль наносится на свободную часть документа, то в таком случае также обязательно нанесение соответствующей печати компетентного государственного органа. 

Если апостиль наносится на обратной стороне документа или на отдельном листе, то в таком случае документ и лист должны быть скреплены (прошиты) нитью белого цвета способом, который делает невозможным их разъединение без повреждения листа, и заверены подписью и печатью лица компетентного органа. Кроме этого, лицо в таком случае обязано указать количество скрепленных листов и утвердить их своей подписью.

Важно! По общему правилу расторжение апостиля с документом не допускается. Поэтому если было осуществлено их разъединение, то нанесенный апостиль не считается действительным. 

Какой срок рассмотрения документов для проставления апостиля?

Как правило проставление апостиля или отказ в данной услуге осуществляется государственными органами в срок до 2 рабочих дней. 

Такой срок может быть продлен до 20 рабочих дней, если государственным органам власти необходимо получить образец подписи гражданина, отпечатка печати или штампа соответствующего органа, а также осуществить дополнительную проверку документов на установление наличия юридических оснований для проставления апостиля.

Почему могут отказать в проставлении апостиля?

• документ будет использоваться в стране, которая не ратифицировала Гаагскую конвенцию от 1961 года;
• текст документа невозможно прочитать вследствие его нечеткой печати или повреждения;
• документ содержит описки, непосредственно влияющие на его содержание;
• в полномочия компетентного государственного органа власти не входит проставление апостиля на документе, который предоставляет заявитель (гражданин) и т.д.

Нужно ли платить государственную пошлину за проставление апостиля?

Если апостиль нужно проставить на официальных документах, полученных от органов юстиции, судов, а также на тех документах, которые оформляются нотариусами Украины, то государственную пошлину нужно платить в таких размерах, а именно:

• Физические лица — 3 необлагаемых минимума доходов граждан (51 грн);
• Юридические лица — 5 необлагаемых минимумов доходов граждан (85 грн).

В случаях, когда заявитель освобожден от уплаты услуг по проставлению апостиля, то он должен предъявить уполномоченному лицу (субъекту регистрации) документ, подтверждающий его право на освобождение от уплаты соответствующей услуги. С этого документа делается копия и приобщается к поданному заявлению. 

Если у вас остались вопросы о порядке проставления апостиля, то в такой ситуации обязательно обращайтесь к квалифицированным адвокатам из юридической компании «МИБ». Наша команда насчитывает только опытных юристов, которые прекрасно разбираются в гражданском праве Украины и проблематике проставления апостиля на официальных документах, что в свою очередь позволяет предоставлять клиентам компании только надлежащую правовую поддержку. Поэтому обращайтесь за помощью именно в нашу фирму!